Le secrétaire de la société est un poste statutaire dans toute société et on ne peut s’en séparer. En outre, la section 206 de la loi sur les sociétés exige que chaque société nomme une personne pour remplir les fonctions de secrétaire et cette personne ne doit pas être un directeur ou un employé de la société.Cependant, il peut arriver qu’une personne qui n’est ni un directeur ni un employé de la société soit nommée secrétaire de la société. Une telle nomination peut se produire pour des raisons particulières, par exemple lorsqu’il n’y a pas de directeurs ou d’employés appropriés disponibles à ce moment-là, ou en raison de relations personnelles. Dans ce cas, la section 124 (1) (a) COAAA stipule que l’offre d’accepter la nomination en tant que secrétaire ne doit pas être faite par une personne qui n’est ni un administrateur ni un employé de la société, à moins qu’elle n’ait préalablement informé les administrateurs par écrit qu’elle acceptera cette nomination si elle lui est proposée.Toutefois, si vous lisez cet article et que vous vous trouvez dans l’un de ces scénarios, restez calme car nous avons tout prévu pour vous :
Signification de Secrétaire de la société
Le mot “société” est défini à l’article 2, paragraphe 1, de la loi sur les sociétés :Une société est une personne morale (qu’il s’agisse ou non d’une société à capital social) qui -(a) a une identité juridique distincte ;(b) a un siège social ; et(c) a une activité unique ou principale qui est gérée sous la supervision de membres ou de directeurs, selon le cas.Le secrétaire de la société est le responsable administratif de la société et doit rendre compte au conseil d’administration de tous les aspects du fonctionnement de la société. Le secrétaire veille à ce que la société se conforme à toutes les lois et réglementations industrielles applicables. La loi sur les sociétés exige que chaque société nomme un secrétaire de société. Ce poste est l’un des plus importants d’une entreprise car le secrétaire est le principal lien entre l’entreprise et les actionnaires, les administrateurs, les employés et le gouvernement.
À la demande d’une entreprise
Lorsque les administrateurs demandent à une personne qui n’est ni administrateur ni employé d’être le secrétaire de la société, l’article 124(1) (b) de la COAAA exige que cette personne informe d’abord les administrateurs par écrit qu’elle acceptera la nomination si elle lui est proposée. Cela permet de s’assurer que la société est consciente du fait que la personne proposée pourrait refuser la nomination si elle est faite.
À la demande d’un administrateur ou d’un employé
Lorsque les administrateurs demandent à une personne qui n’est pas un administrateur ou un employé d’être le secrétaire de la société, l’article 124(1) (c) de la COAAA exige que la personne informe d’abord les administrateurs par écrit qu’elle acceptera la nomination si elle est proposée. Cela permet de s’assurer que la société est consciente du fait que la personne proposée pourrait refuser la nomination si elle est faite.
Lorsqu’une personne indépendante est nommée secrétaire de la société
Lorsqu’une personne indépendante est nommée secrétaire de la société, l’article 124(1) (d) de la COAAA exige que la personne informe d’abord les administrateurs par écrit qu’elle acceptera la nomination si elle est proposée. Ceci afin de s’assurer que la société est consciente du fait que la personne proposée pourrait refuser la nomination si elle est faite.
Conclusion
Le secrétaire de la société est le responsable administratif de la société et doit rendre compte au conseil d’administration de tous les aspects du fonctionnement de la société. Le secrétaire veille à ce que l’entreprise se conforme à toutes les lois et réglementations sectorielles applicables. Il s’agit notamment des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, des registres de propriété des actions, de la correspondance officielle et de la divulgation financière. Le secrétaire conserve également les procès-verbaux des assemblées des actionnaires et maintient le sceau de l’entreprise. Le secrétaire est également chargé de veiller à la tenue des registres financiers.
